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Como otimizar os orçamentos e acompanhamentos dos resultados com a substituição de planilhas

Entenda o processo da Termotécnica, uma das maiores transformadoras de EPS (Poliestireno Expandido) da américa latina e líder no Brasil.

Para um negócio ter cada vez mais resultados positivos, existem fatores importantes aos quais é necessário estar atento. Um desses fatores essenciais é a organização financeira da empresa como um todo. Normalmente esse trabalho é realizado com o apoio de centenas de planilhas e muitas horas de trabalho para deixar tudo devidamente em seu lugar. A Handit criou uma plataforma onde as empresas conseguem unificar essas informações e otimizar o trabalho do setor de controladoria da empresa.

Antes de utilizar a plataforma Handit

Rafael Mendes, especialista de controladoria da Termotécnica e um de nossos clientes, conta que suas maiores dificuldades eram o tempo de processamento, disponibilidade das bases para os gestores realizarem o orçamento de gasto fixo, consolidação dos gastos fixos, impacto do custo médio das novas compras/produções nos saldos iniciais, e alterações de premissas. “Era tudo muito manual, então qualquer recálculo era muito trabalhoso e sem a garantia de estar correto ao fim do processamento. Além da dificuldade de gerar a projeção do DFC (Demonstração do Fluxo de Caixa), a projeção do balanço patrimonial e forecast (orçamento impactado ou orçamento revisado).”

Buscando uma ferramenta com flexibilidade em criar as regras de negócio, fácil utilização/preenchimento dos dados, que desse garantia do número final ao processar um cenário, ele encontrou a Handit. “Buscava ganhos de processamento, a certeza que a modelagem não seria corrompida e, com restrições/segurança de acesso. Um modelo de negócio completo, com DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), DFC e Balanço Patrimonial, simulando orçado, realizado e forecast”, aponta.

Como a Handit ajudou a Termotécnica

Mendes explica que a ferramenta trouxe mais agilidade para o seu dia-a-dia na empresa. “A ferramenta é muito dinâmica e intuitiva, as exportações para Excel em formato de tabela dinâmica ajudam muito os gestores a analisarem diversas visões. As atualizações das informações realizadas via view ou job me trouxeram agilidade para as projeções futuras”.

E ainda ressalta que conseguiu mudar o perfil das reuniões de resultados, não só mostrando o que já aconteceu mas também os próximos meses para tomadas de decisões junto a diretoria. “Algumas vantagens que encontrei são: a segurança nas informações, tempo de resposta em simulações, agilidade nos preenchimentos de gasto fixo, e acompanhamentos diários e até por hora da margem de contribuição em nível de SKU (Unidade de Manutenção de Estoque). Além disso, temos o detalhamento das despesas de gasto fixo do realizado/histórico. No meu dia-a-dia, considero o mais importante as projeções futuras. Com esta ferramenta, apresento o realizado do mês anterior e ao mesmo tempo a projeção dos próximos três meses, tudo isso até o 5º dia útil. Os acompanhamentos diários da margem de contribuição são outro fator que agregou muito”.

Otimização dos processos

A consolidação dos gastos fixos, que antes levava em torno de duas horas, sem garantia de dar certo (no Excel muitas vezes a planilha acabava desconfigurada), passou a demorar apenas 10 minutos, tendo a consolidação de 100% dos gastos fixos. “A aceitação dos usuários foi de 100%, não houve nenhuma restrição ou reclamações. De forma geral, melhorou muito nosso processo”, observa Mendes.

Gabriel Barbieri
Diretor de negócios na Handit Sistema.

 

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